ADMINISTRASI BISNIS

Pengertian Administrasi berasal dari Eropa Barat/Eropa Kontinental, melalui periode penjajahan Belanda, dimana Belanda merupakan salah satu bangsa yang terdapat dalam wilayah Eropa Barat.

Dasar peradaban (sivilisasi) dan kebudayaan (kultur) dari bangsa-bangsa Eropa Barat adalah kebudayaan dan peradaban Rumawi, yang mengalami kemajuan pesat setelah dipengaruhi oleh Kebudayaan Yunani Klasik.

Pada awalnya, Bangsa Rumawi menerjemahkan istilah-istilah Yunani ke dalam bahasa Rumawi, yakni Bahasa Latin, dengan cara mengadopsi ide-ide dan pengertian Yunani klasik secara apa adanya. Lambat laun bangsa Rumawi mengembangkan sendiri Filosofi, Ilmu Pengetahuan, Hukum, Sistem Politik, dll, yang akhirnya menjadi dasar dari peradaban dan kebudayaan bangsa-bangsa Eropa Barat selama 15 abad dan sampai sekarang masih nampak pengaruhnya, misal:

1) Hukum-kodifikasi hukum yg kita kenal sekarang;
2) Sistem Pemerintahan – Republik; dan
3) Sistem Legislatif- DPR .

Adapun sistem sosial, sistem kenegaraan, sistem perekonomian dilakukan melalui kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi (administratio) yang masing-masing dipimpin oleh administrator. Administrator sebagai yang memimpin suatu administratio atau unit organisasi, bertanggung jawab kepada Pemilik/Majikan/Atasan(Maestro), yang memberikan tugas, kewajiban, dan pengarahan-pengarahan kepadanya.

Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya kepada Maestro,maka Administrator harus melakukan administer ( melayani, mentaati) terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai kebijaksanaan majikan tersebut sambil menjalankan administrare (yaitu menyelenggarakan Tata usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan) untuk mempertanggung-jawabkan segala sesuatunya yang telah dilakukan menurut prosedur dan formalitas tertentu (mis: membuat berita acara, laporan). Untuk menggerakkan personil dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan organisasi yang dipimpin maka Administrator melakukan administro yang berarti memimpin, mengatur, mengemudikan. Istilah yang digunakan bagi administrator pada umumnya adalah: direktur, direksi.

Di Inggris perkembangannya berbeda sekali dari Eropa Kontinental. Di Inggris seorang administrator atau direktur disebut Manager. Jika pangkatnya tinggi sehingga ikut bertanggung jawab langsung kepada pihak pemilik organisasi/perusahaan, disebut Managing Director. Sedangkan director dalam bahasa Inggris/Amerika, oleh kita dan juga Belanda disebut Komisaris (Commissaris).

Pengertian Direktur yang sering dengar dan gunakan, dalam bahasa Inggrisnya disebut manager. Personnel Management (bhs.Ingg/Am), dalam bahasa Indonesia disebut Administrasi Personil, yang mencakup organisasi urusan personil, tata-usaha personil, dan pengelolaan personil. Pengelolaan sendiri dalam bhs.Inggris disebut management, akan tetapi management yang berbeda tingkat serta sifat dari ketatalaksanaan dan administrasi. Administrasi adalah manajemen yang paling tinggi. Financial management, diterjemahkan dengan Administrasi Keuangan, yang terdiri atas organisasi urusan keuangan, tatausaha keuangan, dan pengelolaan keuangan. Company management adalah Direksi Perusahaan, Company Manager adalah Direktur Perusahaan. Business Management adalah Pimpinan Perusahaan/Bisnis, sedangkan Business Administration adalah Administrasi Bisnis/Niaga.
Adminster : melayani, mentaati terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai kebijaksanaan majikan

Administrare :menyelenggarakan Tata Usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan

Administratio : kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi

Administro : memimpin, mengatur, mengemudikan. (leadership, management)

Untuk lebih memahami istilah-istilah dalam administrasi maka di bawah ini diuraikan sebagai berikut:

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Pada umumnya orang akan berpendapat bahwa terdapat perbedaan antara administrasi dan manajemen. Untuk membedakan arti kedua kata tersebut, di bawah ini dibuat suatu tabel agar memudahkan dalam membandingkannya.

Administrasi adalah bagian dari manajemen dan sebaliknya manajemen juga bagian dari administrasi. Kedua hal tersebut benar, tergantung dari tempatnya atau negaranya:

Di Eropa Daratan ( Jerman, Bld, Perancis, Itali) dikatakan manajemen bagian dari administrasi
Di Inggris dikatakan Administration bagian dari management

Di Indonesia Istilah adm. berasal dari Bhs.Bld “ administratie”, yang terdiri dari: organisasi, tata usaha, dan pengelolaan. Istilah management di Indonesia adalah Istilah Inggris, yang berasal dari AS.
Jika mempertimbangkan kedua aspek tersebut dari segi kebudayaan, dimana Indonesia sangat lama dijajah Belanda, maka memahami administrasi perlu lebih ditekankan dimana berpikir secara administrasi adalah berpikir secara organisasi-tata usaha dan manajemen.

Jika manajemen dipisahkan secara tegas dan terlepas dari administrasi, maka organisasi dan tatausaha akan tertinggal dan tatausaha dianggap sebagai aspek yang tidak penting.

Di Perancis, manajemen dikembangkan ala sistem AS, tetapi tidak terlepas dari administration, dimana dikatakan, bahwa” administrasi terdiri atas documentation (tatausaha) dan gestion (manajemen).

BERPIKIR SECARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN ADMINISTRASI

Berpikir secara administrasi adalah berpikir secara mengatur dan menjalankan penyelenggaraan dari apa yang dikehendaki Pengemban Tugas misalnya pemerintah, pengusaha, atau direksi. Berpikir secara manajemen adalah berpikir secara mengendalikan, mengerahkan, dan memanfaatkan segala sumberdaya, yang menurut perencanaan diperlukan untuk mencapai tujuan.

Administrasi atau tata penyelenggaraan dilakukan dengan membentuk, mengembangkan, memimpin dan mempergunakan suatu organisasi. Dengan pengertian yang luas tersebut, maka administrasi juga merupakan manajemen, yaitu “ the overall management of an organization.”

Administrasi dijalankan oleh dan dibawah pimpinan seorang administrator oleh suatu aparatur yang merupakan suatu organisasi. Dalam praktek, kedudukan administrator dirangkap oleh pengemban tugas (misal:pemerintah merangkap sebagai administrator negara) atau pengusaha (misal:pengusaha/pemilik perusahaan merangkap sebagai direktur perusahaan). Oleh sebab itu banyak yang tidak dapat membedakan antara “pemerintahan” dan “ administrasi negara”, atau antara “pengusaha bisnis” dan “administrasi bisnis”.

Manajemen dijalankan oleh:
- pekerja biasa (worker), pengamat (supervisor), pemimpin/kepala, manajer, koordinator, direktur, pengurus, pengusaha, jadi hanya berbeda-beda menurut kedudukan (tingkatan), obyek atau bidang, dan kekompleksannya

Aspek penting dari administrasi sebagai obyek studi Ilmu Administrasi

Administrasi sebagai fenomena sosial.
Administrasi terdapat dalam suatu organisasi.

Administrasi merupakan suatu kekuatan yang memberi hidup/gerak kepada organisasi. Penggerak atau kekuatan tersebut disebut administrator.

Administrasi merupakan suatu fungsi tertentu untuk mengendalikan, menggerakkan, mengembangkan dan mengarahkan suatu organisasi, yang dijalankan administrator dan dibantu oleh manajer dan stafnya.

Administrasi merupakan sekelompok orang sebagai badan pimpinan (the governing body) dari suatu organisasi. Misal: The Reagan Administration.

Administrasi merupakan seni yang memerlukan bakat, dan ilmu yang memerlukan pengetahuan ataupun pengalaman.

Administrasi merupakan proses penyelenggaraan bersama/proses kerjasama antara sekelompok orang untuk mencapai tujuan dan direncanakan sebelumnya. Kerjasama tersebut melalui organisasi

Administrasi merupakan suatu jenis tingkah laku sosial tertentu, yang memerlukan sikap serta kondisi mental tertentu.

Administrasi merupakan suatu praktek atau teknik tertentu, sebagai suatu tatacara melakukan sesuatu, yang memerlukan kemampuan, ketrampilan, kemahiran.

Administrasi merupakan suatu sistem, yang memerlukan input, transportasi, pengolahan, dan output tertentu.

Adminstrasi merupakan suatu tipe manajemen, sebagai overall management dari suatu organisasi, sehingga dikatakan manajemen merupakan inti administrasi.

Manajemen merupakan pengendalian sumberdaya (orang, uang, mesin, materials, metode-cara-teknik, ruang, tenaga, waktu).

Dalam istilah Administrasi tercakup adanya pesan, tugas, tanggung jawab dan kepercayaan yang diberikan oleh para pemilik organisasi.

Ciri-Ciri Administrasi Bisnis adalah sebagai berikut:
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok

Program Studi dan Peminatan di Fakultas Ilmu Administrasi Bisnis dan Ilmu Komunikasi Unika Atma Jaya

Fakultas Ilmu Administrasi Bisnis dan Ilmu Komunikasi, Unika Atma Jaya memiliki Program Studi Sarjana Strata Satu dengan Program Studi Administrasi Niaga dan Program Studi Ilmu Komunikasi, dengan proses pembelajaran yang kreatif. Mahasiswa dibina untuk memiliki kapabilitas, kreativitas, kepedulian, dan kontekstual terhadap perkembangan jaman. 

 

Program Studi Administrasi Niaga

Perkembangan bisnis dewasa ini menghadirkan tantangan sekaligus peluang bagi para pebisnis baru. Kurikulum Ilmu Administrasi Bisnis disusun guna mempersiapkan mahasiswa mengenali berbagai aspek bisnis sebagai bagian dari sistem sosial, perpaduan bisnis fundamental, kecerdasan sosial, entrepreneurial, dan keterampilan bisnis spesifik untuk pembentukan kompetensi terkait fungsi, proses, dan organisasi bisnis. Pengetahuan bisnis komprehensif dikembangkan sinergis dengan kejelian melihat peluang bisnis. Mata kuliah peminatan & pengetahuan bisnis spesifik:

 

a.       Kewirausahaan 

b.       Komunikasi Bisnis

c.       Bisnis Internasional

d.       Kebijakan dan Strategi SDM 

e.       Kebijakan dan Strategi Pemasaran 

 

Program Studi Ilmu Komunikasi

Dengan proses belajar yang kreatif, mahasiswa dipersiapkan menjadi profesional komunikasi yang berdaya analisis dan berkemampuan eksekusi strategis. Perusahaan lokal, nasional dan global saat ini dihadapkan dengan beragam karakteristik publik. Menghadapi situasi tersebut, individu dengan kompetensi komunikasi sangat dibutuhkan. Unika Atma Jaya memfasilitasi mahasiswa untuk mempelajari kemampuan teknis, pengetahuan dan pemikiran kritis untuk mengembangkan strategi kebijakan komunikasi serta strategi komunikasi pemasaran yang jitu. Peminatan yang dikembangkan:

 

a.       Komunikasi Korporasi 

b.       Komunikasi Pemasaran

 

Bidang ilmu yang dipelajari menyangkut aspek-aspek manajemen yang lebih memberikan tekanan kepada ketrampilan manajerial, segi-segi operasional proses bisnis, pengembangan hubungan interpersonal, pengembangan entrepreneurship dalam organisasi bisnis. 

 

Lulusan Fakultas Ilmu Administrasi( FIA) Unika Atma Jaya diharapkan mampu membangun komunikasi berkelanjutan dengan pelanggan maupun karyawan dan memiliki kepekaan terhadap lingkungan dunia usaha seperti lingkungan sosial, budaya, hukum dan politik. Lulusan FIA dibekali dengan kesadaran dan ketrampilan multikultural yang memampukan berkarya dalam dunia bisnis yang mengglobal dan melaksanakan komunikasi lintas budaya secara taktis. Waktu Studi, rata-rata pendidikan dapat ditempuh oleh mahasiswa dalam 4 tahun / 8 semester.

 

Program Studi Hospitality (S1 Pariwisata) 

Pengembangan Kepariwisataan menunjukkan kecenderungan yang semakin meningkat, semakin kompleks, semakin beragam dengan tuntutan kualitas yang juga semakin meningkat seiring dengan meningkatnay mobilitas manusia. Sejalan dengan itu maka pengembangan Kepariwisataan ke depan menuntut tersedianya SDM yang berkualitas bukan saja dalam hal pelayanan, tetapi juga dalam hal perencanaan, penelitian dan pengembangan secara akademis.

 

Berdasarkan pada pemahaman tersebut, Unika Atma Jaya ikut berpartisipasi dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa melalui pembukaan program studi Hospitality jenjang pendidikan Strata Satu sebagai pusat pengembangan ilmu pengetahuan dan pariwisata serta pusat kegiatan penelitian sesuai dengan kebutuhan pembangunan sekarang dan masa yang akan datang.

 

Tujuan pendidikan program studi Hospitality adalah untuk menhasilkan profil lulusan sebagai berikut: 

1. Sarjana ilmu pariwisata yang memiliki kompetensi, kreatifitas, kentekstual dan kepedulian sosial  dan              ekologis              

2. Sarjana yang mampu emnghasilkan karya ilmiah di bidang Hospitality yang bermutu 

3. Sarjana yang profesional, beretika dan menjadi bagian komunitas akademis yang dinamis.

 

Peminatan yang dikembangkan:

 

1. Bisnis Akomodasi dan Katering 

2. Bisnis Konvensi

 

Kerjasama Internasional

 

1. SM Management Service PTE, LTD, Singapore 

2. FSC Search PTE, LTD, Singapore 

3. Han's Cafe & Cake House PTE, LTD, Singapore 

4. Hilton International Singapore PTE, LTD, Singapore 

5. Murdoch University, Australia 

6. World Vision International Indonesia, USA 

7. Freiburg Universitat, Deucthland

 

Kerjasama Nasional:

 

1. PHRI (Persatuan Hotel dan Restoran Indonesia) 

2. HILDIKTIPARI (Himpunan Lembaga Pendidikan Tinggi Pariwisata Indonesia) 

3. IAPINDO (Ikatan Ahli Perhotelan Indonesia) 

4. Hotel Grand Hyatt, Jakarta 

5. Hotel Shangri La, Jakarta 

6. Hotel Ciputra, Jakarta

 

(

ADMINISTRASI BISNIS

Pengertian Administrasi berasal dari Eropa Barat/Eropa Kontinental, melalui periode penjajahan Belanda, dimana Belanda merupakan salah satu bangsa yang terdapat dalam wilayah Eropa Barat.

Dasar peradaban (sivilisasi) dan kebudayaan (kultur) dari bangsa-bangsa Eropa Barat adalah kebudayaan dan peradaban Rumawi, yang mengalami kemajuan pesat setelah dipengaruhi oleh Kebudayaan Yunani Klasik.

Pada awalnya, Bangsa Rumawi menerjemahkan istilah-istilah Yunani ke dalam bahasa Rumawi, yakni Bahasa Latin, dengan cara mengadopsi ide-ide dan pengertian Yunani klasik secara apa adanya. Lambat laun bangsa Rumawi mengembangkan sendiri Filosofi, Ilmu Pengetahuan, Hukum, Sistem Politik, dll, yang akhirnya menjadi dasar dari peradaban dan kebudayaan bangsa-bangsa Eropa Barat selama 15 abad dan sampai sekarang masih nampak pengaruhnya, misal:

1) Hukum-kodifikasi hukum yg kita kenal sekarang;
2) Sistem Pemerintahan – Republik; dan
3) Sistem Legislatif- DPR .

Adapun sistem sosial, sistem kenegaraan, sistem perekonomian dilakukan melalui kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi (administratio) yang masing-masing dipimpin oleh administrator. Administrator sebagai yang memimpin suatu administratio atau unit organisasi, bertanggung jawab kepada Pemilik/Majikan/Atasan(Maestro), yang memberikan tugas, kewajiban, dan pengarahan-pengarahan kepadanya.

Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya kepada Maestro,maka Administrator harus melakukan administer ( melayani, mentaati) terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai kebijaksanaan majikan tersebut sambil menjalankan administrare (yaitu menyelenggarakan Tata usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan) untuk mempertanggung-jawabkan segala sesuatunya yang telah dilakukan menurut prosedur dan formalitas tertentu (mis: membuat berita acara, laporan). Untuk menggerakkan personil dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan organisasi yang dipimpin maka Administrator melakukan administro yang berarti memimpin, mengatur, mengemudikan. Istilah yang digunakan bagi administrator pada umumnya adalah: direktur, direksi.

Di Inggris perkembangannya berbeda sekali dari Eropa Kontinental. Di Inggris seorang administrator atau direktur disebut Manager. Jika pangkatnya tinggi sehingga ikut bertanggung jawab langsung kepada pihak pemilik organisasi/perusahaan, disebut Managing Director. Sedangkan director dalam bahasa Inggris/Amerika, oleh kita dan juga Belanda disebut Komisaris (Commissaris).

Pengertian Direktur yang sering dengar dan gunakan, dalam bahasa Inggrisnya disebut manager. Personnel Management (bhs.Ingg/Am), dalam bahasa Indonesia disebut Administrasi Personil, yang mencakup organisasi urusan personil, tata-usaha personil, dan pengelolaan personil. Pengelolaan sendiri dalam bhs.Inggris disebut management, akan tetapi management yang berbeda tingkat serta sifat dari ketatalaksanaan dan administrasi. Administrasi adalah manajemen yang paling tinggi. Financial management, diterjemahkan dengan Administrasi Keuangan, yang terdiri atas organisasi urusan keuangan, tatausaha keuangan, dan pengelolaan keuangan. Company management adalah Direksi Perusahaan, Company Manager adalah Direktur Perusahaan. Business Management adalah Pimpinan Perusahaan/Bisnis, sedangkan Business Administration adalah Administrasi Bisnis/Niaga.
Adminster : melayani, mentaati terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai kebijaksanaan majikan

Administrare :menyelenggarakan Tata Usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan

Administratio : kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi

Administro : memimpin, mengatur, mengemudikan. (leadership, management)

Untuk lebih memahami istilah-istilah dalam administrasi maka di bawah ini diuraikan sebagai berikut:

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Pada umumnya orang akan berpendapat bahwa terdapat perbedaan antara administrasi dan manajemen. Untuk membedakan arti kedua kata tersebut, di bawah ini dibuat suatu tabel agar memudahkan dalam membandingkannya.

Administrasi adalah bagian dari manajemen dan sebaliknya manajemen juga bagian dari administrasi. Kedua hal tersebut benar, tergantung dari tempatnya atau negaranya:

Di Eropa Daratan ( Jerman, Bld, Perancis, Itali) dikatakan manajemen bagian dari administrasi
Di Inggris dikatakan Administration bagian dari management

Di Indonesia Istilah adm. berasal dari Bhs.Bld “ administratie”, yang terdiri dari: organisasi, tata usaha, dan pengelolaan. Istilah management di Indonesia adalah Istilah Inggris, yang berasal dari AS.
Jika mempertimbangkan kedua aspek tersebut dari segi kebudayaan, dimana Indonesia sangat lama dijajah Belanda, maka memahami administrasi perlu lebih ditekankan dimana berpikir secara administrasi adalah berpikir secara organisasi-tata usaha dan manajemen.

Jika manajemen dipisahkan secara tegas dan terlepas dari administrasi, maka organisasi dan tatausaha akan tertinggal dan tatausaha dianggap sebagai aspek yang tidak penting.

Di Perancis, manajemen dikembangkan ala sistem AS, tetapi tidak terlepas dari administration, dimana dikatakan, bahwa” administrasi terdiri atas documentation (tatausaha) dan gestion (manajemen).

BERPIKIR SECARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN ADMINISTRASI

Berpikir secara administrasi adalah berpikir secara mengatur dan menjalankan penyelenggaraan dari apa yang dikehendaki Pengemban Tugas misalnya pemerintah, pengusaha, atau direksi. Berpikir secara manajemen adalah berpikir secara mengendalikan, mengerahkan, dan memanfaatkan segala sumberdaya, yang menurut perencanaan diperlukan untuk mencapai tujuan.

Administrasi atau tata penyelenggaraan dilakukan dengan membentuk, mengembangkan, memimpin dan mempergunakan suatu organisasi. Dengan pengertian yang luas tersebut, maka administrasi juga merupakan manajemen, yaitu “ the overall management of an organization.”

Administrasi dijalankan oleh dan dibawah pimpinan seorang administrator oleh suatu aparatur yang merupakan suatu organisasi. Dalam praktek, kedudukan administrator dirangkap oleh pengemban tugas (misal:pemerintah merangkap sebagai administrator negara) atau pengusaha (misal:pengusaha/pemilik perusahaan merangkap sebagai direktur perusahaan). Oleh sebab itu banyak yang tidak dapat membedakan antara “pemerintahan” dan “ administrasi negara”, atau antara “pengusaha bisnis” dan “administrasi bisnis”.

Manajemen dijalankan oleh:
- pekerja biasa (worker), pengamat (supervisor), pemimpin/kepala, manajer, koordinator, direktur, pengurus, pengusaha, jadi hanya berbeda-beda menurut kedudukan (tingkatan), obyek atau bidang, dan kekompleksannya

Aspek penting dari administrasi sebagai obyek studi Ilmu Administrasi

Administrasi sebagai fenomena sosial.
Administrasi terdapat dalam suatu organisasi.

Administrasi merupakan suatu kekuatan yang memberi hidup/gerak kepada organisasi. Penggerak atau kekuatan tersebut disebut administrator.

Administrasi merupakan suatu fungsi tertentu untuk mengendalikan, menggerakkan, mengembangkan dan mengarahkan suatu organisasi, yang dijalankan administrator dan dibantu oleh manajer dan stafnya.

Administrasi merupakan sekelompok orang sebagai badan pimpinan (the governing body) dari suatu organisasi. Misal: The Reagan Administration.

Administrasi merupakan seni yang memerlukan bakat, dan ilmu yang memerlukan pengetahuan ataupun pengalaman.

Administrasi merupakan proses penyelenggaraan bersama/proses kerjasama antara sekelompok orang untuk mencapai tujuan dan direncanakan sebelumnya. Kerjasama tersebut melalui organisasi

Administrasi merupakan suatu jenis tingkah laku sosial tertentu, yang memerlukan sikap serta kondisi mental tertentu.

Administrasi merupakan suatu praktek atau teknik tertentu, sebagai suatu tatacara melakukan sesuatu, yang memerlukan kemampuan, ketrampilan, kemahiran.

Administrasi merupakan suatu sistem, yang memerlukan input, transportasi, pengolahan, dan output tertentu.

Adminstrasi merupakan suatu tipe manajemen, sebagai overall management dari suatu organisasi, sehingga dikatakan manajemen merupakan inti administrasi.

Manajemen merupakan pengendalian sumberdaya (orang, uang, mesin, materials, metode-cara-teknik, ruang, tenaga, waktu).

Dalam istilah Administrasi tercakup adanya pesan, tugas, tanggung jawab dan kepercayaan yang diberikan oleh para pemilik organisasi.

Ciri-Ciri Administrasi Bisnis adalah sebagai berikut:
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok

PENGERTIAN ADMINISTRASI BISNIS

 

         Admisnistrasi Niaga atau yang sekarang menjadi popular dengan sebutanAdministrasi Bisnis, adalah bagian dari ilmu-ilmu sosial yang mempelajari proseskerja sama antara dua orang atau lebih dalam upaya mencapai suatu tujuan,merupakan ilmu yang berfokus pada prilaku manusia. Sebagai ilmu, administrasimempunyai objek, subjek, dan metode. Objek dari ilmu administrasi adalahorang-orang dengan prilakunya, subjek yang dipelajari adalah bentuk atau bagianserta mekanisme kerja sama, sedangkan metode merupakan cara atau pemikiranyang dikembangkan untuk mencapai tujuan dari kerja sama tersebut.

        Dalam karya besar Henri Fayol yang berjudul ADMINISTRATION INDUSTRIELLE ET

GENERALE yang membawa pengaruh besar atas ide-idemanajeman bisnis di Eropa dan terutama pada sejumlah Negara latin Amerikamembagi fungsi pokok “ADMINISTRATION” kedalam lima aspek pokok, antaralain:

a) Merencanakan ( to plan)

b) Mengorganisasi (to organize)

c) Memimpin (to command)

d) Melaksanakan pengkoordinasian ( to coordinate)

e) Melaksanakan pengawasan (to control)

         CIRI-CIRI ADMINISTRASI adalah sebagai berikut:
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok
Pendapat yang mempersamakan administrasi dan manajemen
a. William H. Newman:
Bukunya berjudul “administrative action”, tapi isinya menyangkut “the techniques of organization and managemen”.
b. M.E. Dimock :
“Administration or management is a planned approach to the solving of all kinds of problems in almost eveery individual or group acitivity both public or private”.

PERKANTORAN MODERN

Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:

a.       memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,

b.      menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,

c.       para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional

d.      memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.

e.       mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data”

Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang cenderung menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri,  terutama untuk kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system).

Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan secara serentak atau simultan.

Kelemahan-kelemahan menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:

a.    Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.

b.    Kesalahan dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan  akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.

c.    Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.

Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan  informasi.  Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban  250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam. (Harian Kompas Kamis 20 September 2001. halaman: 2)

Referensi:

1.     Manajemen Perkantoran Modern (Modul Prajab Gol.III.Edesi Revisi)

2.     Administrasi dan Perkantoran